En más de una oportunidad he terminado el día con la sensación de que pude haberle sacado un mayor provecho.
Esta idea se llegó a intensificar todavía más a raíz de la pandemia y el trabajo remoto, pues muchas nos hemos visto obligadas a buscar un equilibrio entre nuestra vida personal, familiar y profesional.
Ante ello, la pregunta que surge es bastante obvia: ¿Cómo puedo mejorar mi productividad diaria?.
Luego de investigar un poco, encontré que existen varios métodos que nos pueden ayudar a cerrar cada jornada con un suspiro de satisfacción, sin necesidad de terminar desplomada sobre el escritorio.
Hay métodos de productividad que funcionan mejor en ciertas áreas laborales que en otras.
Es cuestión de analizar cada uno y ver cuál nos resulta más conveniente. Personalmente, he puesto en práctica dos métodos en particular, y los resultados hasta el momento han sido bastante satisfactorios.
A continuación, te explico en qué consiste cada uno de estos métodos.
Adicionalmente, te dejaré algunos tips que te ayudarán a superar ciertos hábitos contraproducentes y volverte más proactiva en tu día a día.
1. El Método Pomodoro
El método Pomodoro es bastante simple y resulta particularmente útil para quienes nos distraemos fácilmente.
Bueno, ¿quién no se distrae hoy en día?, si lo que mas tenemos a nuestro alcance son fuentes para desenfocar nuestra atención.
Lo mejor de este método es que se puede aplicar en casi cualquier área laboral y académica.
Solo para que tengas un breve contexto, el método Pomodoro fue desarrollado en Italia por un joven universitario llamado Francesco Cirillo allá por los años 80.
Con el objetivo de lograr un mejor rendimiento académico, tomó un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) y decidió dividir su tiempo en sesiones de máxima concentración con algunos minutos de descanso.
El método Pomodoro puede ser muy conveniente en casos de teletrabajo, ya que en la oficina no siempre existe predisposición a dejarnos descansar, aún cuando lo hagas con el objetivo de ser más productiva.
Aunque existe todo un libro dedicado a este método, en realidad es bastante fácil de aplicar. Solo debes seguir los siguientes pasos:
- Consigue un temporizador o cronómetro (hay apps gratuitas para usar este método).
- Apunta tus tareas pendientes en una lista.
- Configura el temporizador en 25 minutos.
- Concéntrate al 100% en tu tarea durante este tiempo hasta que suene el temporizador.
- Cuando suene el temporizador, dispones de un breve descanso de 5 minutos. A este intervalo se le llama “pomodoro”.
- Al cabo de cuatro “pomodoros”, puedes disfrutar de un descanso más prolongado de entre 15 a 30 minutos.
Estos pasos se rigen por una serie de reglas muy específicas. Por ejemplo, no puedes revisar el móvil, chatear o ver tu e-mail durante tus sesiones de trabajo.
En todo caso, puedes tomar nota de cualquier imprevisto para resolverlo más tarde. Si surge una interrupción inevitable, tendrás que comenzar el proceso desde cero.
Así también puedes adaptar este método a como sea más conveniente para ti o para la tarea que realizas, quizás prefieras dedicarte 40 minutos a dicha actividad y luego descansar 10 minutos.
En mi caso particular utilizo este método para leer los libros para los episodios del podcast, y lo hago así: 30 minutos de lectura, 5 minutos de descanso.
El Método Ivy Lee
Si la técnica anterior estaba orientada a neutralizar las distracciones, el método Ivy Lee resulta de gran utilidad para gestionar mejor nuestras prioridades diarias.
Se trata de una estrategia que se ha practicado durante más de un siglo y resalta por su simplicidad.
Existe una historia muy difundida en internet para graficar esta técnica. Resulta que, en 1918, un empresario siderúrgico llamado Charles M. Schwab buscaba la forma de mejorar la productividad de su empresa.
Es así que decide llamar a Ivy Lee, un reconocido hombre de negocios especializado en el campo de las Relaciones Públicas.
Cuando Schwab le preguntó a Lee qué se necesita para hacer más cosas en menos tiempo, el experto solo pidió reunirse 15 minutos con cada uno de los ejecutivos.
Lo anecdótico es que no cobró un solo dólar en ese momento, simplemente pidió que al cabo de 3 meses le envíen un cheque por el valor que ellos estimen conveniente.
Cumplido el plazo, Ivy Lee recibió un cheque por 25,000 dólares. Para el siglo XX, esa cantidad equivalía a más de 400,000 dólares de hoy. ¿Cómo lo hizo?.
Pues bien, este es el paso a paso del método Ivy Lee:
- Define una visión general sobre los objetivos de tu trabajo.
- Al final del día, anota las 6 tareas más importantes que debes cumplir al día siguiente. No escribas más de 6.
- Al día siguiente, realiza cada tarea de acuerdo a su nivel de importancia.
- Procura completar la primera tarea antes de pasar a la segunda.
- Si no completas todas las tareas al final del día, mueve las que quedaron pendientes a una nueva lista de seis tareas para el día siguiente.
- Repite este proceso todas las noches.
Suena simple, cierto. De hecho, esta simplicidad le ha valido ciertas críticas al método de Ivy Lee.
Sin embargo, a mi me ayuda a tener mayor claridad sobre las tareas a realizar.
Si lo analizamos un poco, descubrimos que el método Ivy Lee ayuda a reducir la fatiga de decisión, es decir, el agotamiento mental que nos produce hacer elecciones a cada momento.
Poniendo en práctica esta estrategia, sabrás exactamente qué debes hacer al día siguiente.
Por otro lado, manejar tus actividades una por una te permite concentrarte al 100% en cada una de ellas. No tendrás que dividir tu atención en diferentes labores, ello hará más fácil que detectes errores y les encuentres una solución.
El típico “no sé por dónde empezar” quedará descartado de tu vocabulario.
7 tips para mejorar tu productividad día a día
Más allá del método que elijas -incluso podrías practicar ambos a la vez- quisiera compartir contigo algunos consejos prácticos que seguramente te serán de utilidad para mejorar tu desempeño en el trabajo.
Además de mejorar tu productividad, podrás reducir el estrés, pasar más tiempo con tus seres queridos y encontrar ese equilibrio que tanto estás buscando.
- Comienza siempre con las tareas más difíciles, ello te ayudará a entrar en “modo trabajo” rápidamente y finalizar el día haciendo labores más sencillas.
- Lleva siempre una libreta de apuntes en la que puedas plasmar tus pensamientos e ideas, para que puedas revisarlas con calma durante tus tiempos de descanso.
- No tengas miedo de delegar tareas a personas de tu entera confianza. La clave es elegir a personas hábiles en diversas especialidades y que puedas supervisar de cerca.
- Aprende a decir “no”. Si el cuerpo te pide descanso, concédeselo. Ignorar los síntomas de fatiga puede ser perjudicial a largo plazo y, a fin de cuentas, terminará afectando la calidad de tu trabajo.
- Si trabajas fuera de casa, elige tu atuendo el día anterior, desde el calzado hasta tus accesorios. Ahorrarás una cantidad valiosa de tiempo.
- Debes haberlo leído decenas de veces, pero debes hacer ejercicio. La actividad física es fundamental para mejorar tu estado de ánimo, tener más energía, dormir mejor, aliviar el estrés y conservar tu buena salud en todo sentido.
- Utiliza sabiamente las redes sociales. Estas herramientas son fuentes de entretenimiento casi irresistibles, pero también te pueden ayudar a estar al tanto con temas relacionados a tus áreas de interés.
Conclusión
Identificar qué te está afectando es clave para mejorar tu productividad. Escoge el método que se adapte a tu situación: Pomodoro si te distraes fácilmente, Ivy Lee si te sientes abrumado.
Encuentra el equilibrio entre vida personal y profesional, y recuerda que ser productivo no significa hacer todo en un día, sino avanzar en lo más importante manteniendo tu salud.
Ser productivo no implica que hagas todo en un solo día, sino que puedas avanzar con lo más importante manteniendo tu salud mental y corporal.
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