La organización es fundamental en todos los aspectos de la vida, desde cumplir con responsabilidades laborales y académicas hasta gestionar compromisos personales.
Para alcanzar tus metas, la clave está en una planificación efectiva, asignando tiempos y fechas para cada tarea importante.
En un post anterior te di 7 tips para que organices tu día a día, resaltando la importancia de liberar la mente de recordatorios.
Ya sea mediante agendas tradicionales o aplicaciones digitales, es esencial tener un sistema confiable para gestionar tus actividades.
En esta ocasión, vamos a profundizar en tres aplicaciones gratuitas que te ayudarán a mejorar tu organización diaria.”
Google Keep
Google Keep es una aplicación de Google que sirve para tener notas o listas de tareas, para poder utilizarla es necesario que tengas una cuenta de correo de Google.
Esta app es útil para cuando te viene una idea a la mente de la cual no puedes ocuparte en ese momento, entonces para que no se te olvide puedes crear una nota.
Así también si estás trabajando en algún proyecto en el que tienes diferentes tareas a realizar puedes ir agregando cada una de ellas en una nota para que no se te olvide nada.
En lo particular la utilizo para ir anotando las ideas que se me ocurren o para crear listas específicas, no de tareas, sino más bien de temas como compras de supermercado, compras de regalos, una checklist de las cosas a llevar en algún viaje.
Esta app la puedes utilizar en tu web (https://keep.google.com) y en tu celular. Cabe indicar que todo lo que hagas se actualiza automáticamente en ambas, la web y el celular.
¿Cómo funciona?
Si estás desde el celular solo tienes que dar click al signo + y con eso empiezas tu primera nota, o si estás desde la web vas a ver un recuadro que dice “Take a note” o “tomar nota” ahí simplemente empiezas a escribir.
Dentro de tu Nota tienes la opción de:
- Crear una lista, donde vas a ir agregando ítem por ítem lo que desees y cuando hayas realizado la tarea de la lista le puedes dar click al cuadrado que está de lado derecho y se marcará como completada.
- Puedes crear una nota de voz, que sirve como dictado pues la app automáticamente la escribirá por ti
- Tienes la opción de agregar imágenes, compartir tu nota o lista con quien lo desees agregando su correo.
- Le puedes dar color si prefieres tener identificadas tus notas por importancia, por ejemplo usar rojo para urgente y verde para algo no urgente.
- Agregar recordatorios, súper importante para que puedas estar mas tranquila sabiendo que recibirás una notificación de tu nota para que no te olvides de realizarla.
- También puedes crear etiquetas para que luego sea sencillo filtrar y encontrar todas las notas relacionadas a un mismo tema, por ejemplo etiqueta trabajo, etiqueta emprendimiento, etiqueta estudios, etiqueta cosas de la casa, etc.
Algo interesante es que en tu cuenta de Gmail tienes esta app integrada, si entras a tu correo desde tu navegador en la parte izquierda vas a observar que está el ícono de Google Keeps, le das click y van a aparecer todas tus notas.
Así que a medida que vas revisando tus correos puedes ir agregando notas de aquello que necesites revisar o de las tareas que tienes para hacer.
Microsoft To-do
To-Do es una aplicación de Microsoft, por lo que está integrada con el correo de Outlook (antiguamente hotmail). Su principal objetivo es ayudarte a organizar tus tareas de tal manera que no se te pase nada y dejes algo sin hacer.
La puedes utilizar desde la web (https://to-do.microsoft.com) o también desde tu celular descargando la app (Microsoft To-do).
Es una app super sencilla e intuitiva de utilizar y que te puede ayudar muchísimo a organizarte mejor tanto en el día a día como planificando tu semana o mes.
¿Cómo funciona?
En la sección izquierda lo primero que vas a encontrar es la sección Mi día, ahí vas a ir agregando una a una las tareas que tienes para ese día.
Una vez completado ese paso puedes seleccionar cada tarea y se te va a abrir una sección en la parte derecha en la que tienes diferentes opciones:
- Puedes crear subtareas, con la opción Agregar pasos, por ejemplo, digamos que tu tarea principal es enviar el reporte de ventas al final del día, para esto tienes que completar ciertos pasos como: pedir a cada sucursal su reporte de ventas, consolidar los reportes en un solo archivo, analizar la información, redactar las conclusiones y sugerencias.
- Puedes agregar un recordatorio para ese mismo día o para una fecha posterior
- Si es una tarea recurrente tienes la opción de marcar si la quieres repetir de forma diaria, semanal, mensual, o personalizarlo para solo ciertos días de la semana.
- Agregar categorías, tienes diferentes colores para cada categoría que significan el nivel de importancia.
- Finalmente, puedes agregar un archivo a dicha tarea de ser necesario.
Todas aquellas tareas a las que les asignaste un vencimiento te aparecerán también bajo la categoría de Planeado.
Del lado derecho de cada tarea hay una estrella, al marcarla le estarás dando el status de Importante, y aparecerá entonces bajo esa categoría también.
“Asignadas a ti” se refiere cuando alguien más te asignó una tarea, esto es porque esta aplicación se puede utilizar para organizar a un equipo, sin embargo, no es un tema que abarcaré en este post.
Si dentro de tu bandeja de entrada del correo decides marcar alguno, porque contiene una tarea, porque es importante o simplemente porque quieres leerlo después pero no quieres perderlo de vista entonces este correo te aparecerá en la sección “Correo electrónico marcado”.
Al terminar cada tarea la debes marcar como completada, simplemente dándole click al círculo que tiene a su mano izquierda, si durante el día te quedan tareas pendientes entonces estas van a aparecer en la sección “Tareas” y quedarán ahí hasta que las muevas a Mi día.
Otra funcionalidad interesante es que puedes crear Listas con sus respectivas tareas. Solamente agrega el nombre y dale enter. Una vez creada la Lista puedes ir agregando las tareas.
Esta función es muy buena para poder organizar las tareas por categorías, puedes crear listas para temas de trabajo, listas para temas estudiantiles o listas para temas personales.
De esta forma tienes todas tus tareas anotadas y luego simplemente vas revisando cual debes ir agregando a Mi día, es super práctico para poder organizar toda su semana o todo tu mes con anticipación.
One Note
Esta tercera herramienta es mi favorita, desde que la descubrí se ha vuelto parte de mi día a día, de hecho estoy redactando este post en esta aplicación.
One Note es una app de Microsoft, por lo que si tienes el Office en tu computadora seguramente la tienes instalada, pero si por alguna razón no la tienes o por si usas Mac, no te preocupes, puedes descargarla gratuitamente en este link.
Para poder utilizarla debes tener cuenta en Outlook.
One Note es para mi básicamente un cuaderno electrónico, que en lo personal uso solamente en mi computadora, aunque también está la app para el celular pero no la he instalado.
Detallo aquí para que suelo utilizar One Note:
- Para tomar notas de cursos, webinars, clases, videos, etc.
- Suelo usarla para armar listados de tareas
- Para tomar notas en reuniones de trabajo, reuniones de equipo.
- Para redactar mis posteos del blog
- Resumo en One Note los episodios del podcast
- He creado manuales de procesos específicos para compartir con miembros del equipo.
- Para crear checklist sobre temas laborales o de mi emprendimiento, que prefiero tener a mano en la computadora en lugar de en el celular.
¿Cómo funciona?
One Note es como un libro, en él puedes ir agregando capítulos (secciones), y dentro de cada capítulo puedes ir agregando páginas.
Esto te permite poder organizarte de la forma que mejor se adapte a ti, por ejemplo yo tengo una sección para mi Podcast, otra sección para la redacción del blog, otra para las tareas de mi trabajo, otra adicional para los cursos que voy haciendo, y dentro de cada una de esas secciones tengo el contenido respectivo.
Piensa que secciones agregarías tú, si tomas clases de algo quizás te convenga tener una sección específica para ir guardando ahí todo el contenido, o puedes tener alguna para un proyecto personal, otra para temas de investigación e ir almacenando ahí los artículos que vas leyendo.
Como puedes observar en la parte inferior de la imagen tienes la opción de agregar una sección y a lado tiene la opción para agregar una página.
Menú Inicio
Vas a encontrar en la parte superior el Menú que contiene la sección de Inicio donde tiene las funcionalidades básicas de Microsoft Word, puedes escoger tipo de letra, tamaño, viñetas, subrayar, copiar, pegar.
Pero adicionalmente tienes la opción de hacer listas de tareas pendientes con los check box (cuadros de chequeo), tal y como los tienes en Google Keep o To-Do.
Y lo mejor es que no tienes que preocuparte por Guardar, porque automáticamente se guarda todo lo que vas haciendo, ¿no es genial?. Así nada de tu trabajo se va a perder si se te apaga la compu o si se reinicia de la nada.
Menú Insertar
En este menú encuentras las opciones de insertar una tabla, agregar un archivo o una imagen.
Así también algo muy interesante es la opción de hacer captura de pantalla, la utilizo mucho cuando estoy tomando un curso online y en lugar de escribir prefiero tomar una captura de pantalla a la presentación (powerpoint) y mas bien a lado poner mis notas mas importantes.
Este método me ha ayudado a hacer foco en lo importante, porque no tengo que copiar lo que dice la presentación sino mas bien me concentro en lo que dice el presentador y anoto aquello que me parece relevante.
Se pueden agregar vínculos y grabar audios.
Utilidad
Esta herramienta te puede ayudar a tener todo más organizado y en un solo lugar, puedes crear tu lista de tareas para tu día, para la semana, para el mes, ordenarlo por categorías e incluso marcar lo importante.
Puedes crear mas de un libro y puedes compartirlos con otras personas, de tal manera que ambos pueden utilizarlo al mismo tiempo y agregar comentarios o completar las tareas respectivas.
Puedes compartir una página específica por correo electrónico o convertirla en PDF.
Te invito a que la pruebas y descubras todas los usos que puedes darle.
Conclusión
Recuerda la importancia de no depender de tu memoria, por lo que escoge alguna de las 3 apps gratuitas (o utiliza las tres como es mi caso) y empieza a organizarte mejor.
Empieza de a poco, organizando primero tu día a día, agregando pocas secciones o categorías, dependiendo de que app sea la que uses, y a medida que te sientas cómoda sigue avanzando en la organización de otras áreas y pero ahora por periodos más extendidos, como tu semana o tu mes.
Apóyate también en tu calendario para que asignes bloques de tiempos a tus tareas.
Espero te sirvan estos consejos y coméntame si ya utilizas alguna de estas apps o comparte cuál es la que utilizas tú.