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7 tips para organizar tu día a día y no rendirte en el intento

Publicado por Nadia Benites en

¿Eres de las personas que anhelan que “el día tenga más horas” porque no alcanzas a terminar todas tus actividades del día y siempre te queda algo pendiente para el día siguiente?. Entonces no sabes como organizar tu día.

 

Seguro sientes que siempre estás corriendo con todo y para todo, que se te van acumulando más y más tareas, que todo el tiempo estás ocupada y que no tienes un momento libre.

 

Déjame decirte que solo necesitas un poco de organización para poder estructurar mejor tu día a día y que el tiempo te alcance incluso para descansar.

 

En este post te voy a dar 7 tips para que puedas organizar tu día a día.

 

Importancia de organizarte

Más allá de que ser organizada te ayudará a dejar de estar corriendo entre tarea y tarea, la organización es importante porque te ayuda en tu estabilidad emocional.

 

Al tener predictibilidad de las actividades que vas a realizar el estrés disminuye y logras enfocarte en lo que quieres lograr.

organizar día

Saber dividir tu tiempo entre el trabajo, estudio, el hogar, la vida social y el descanso es primordial para tener un equilibrio en tu vida.

 

Sin dejar de mencionar que también lograrás ser más productiva y a conseguir los resultados que esperas al final del día.

 

Cómo gestionar el tiempo

¿Sabes cuál es el recurso que ni siquiera una persona millonaria puede comprar?

Si, es el tiempo.

 

Todos tenemos las mismas 24 horas del día, ni más ni menos, esta franja de tiempo es igual tanto para Bill Gates como para ti o para mi.

 

¿Qué es entonces lo que marca la diferencia entre algunas personas que pareciera que el tiempo les sobrara?

 

La diferencia la hace la gestión del tiempo, es decir, el reparto adecuado del tiempo para cada tarea que tengas que realizar.

 

Recuerda que la vida es una suma de horas, cada hora es importante, si aprovechamos al máximo cada hora que tenemos entonces llegaremos a ser más productivos.

 

7 Tips para organizar tu día

Para que sepas por donde empezar acá te comparto unos tips:

 

1. No dependas de tu memoria.

Según estudios científicos la mente almacena 60.000 pensamientos diarios, en ese mar de pensamientos se incluyen tus tareas que no representan ni el 1%.

 

Por lo tanto no te confíes de tu memoria, porque te aseguro que te va a fallar.

 

El primer paso para organizar tu día consiste en vaciar tu mente.

anota tus tareas para organizar día

¿Cómo hacerlo?, pues vas trasladar todas tus tareas al papel, puede ser una agenda, una libreta o un simple cuaderno que quieras utilizar para ese fin.

 

Si, por supuesto, no voy a dejar de mencionar que con la tecnología también puedes hacer uso de cualquier app de notas que tengas en tu celular o en tu computadora.

 

Yo soy del team mitad y mitad, no soy ni tan tecnológica ni tan clásica, me gusta la sensación de escribir, por eso tengo un cuaderno, donde anoto tareas que van saliendo en el último minuto, cuando estoy en alguna llamada o reunión, pero también hago uso del One Note, que me permite organizar todo por categorías y temas.

 

(Si quieres conocer un poco más de One Note te dejo un video aquí.)

 

Entonces escoge el formato con el que te sientas cómoda, papel o tecnología, y haz un listado de todas tus tareas/actividades, sean estas laborales, estudiantiles o del hogar.

 

Ese listado puede ser por el día o puede incluir toda tu semana, más adelante vamos a clasificar dichas tareas.

 

2. Aprende a priorizar

 

Entre todas tus tareas tienes que definir cuáles son las más importantes y las que deben realizarse primero.

 

Clasifica tus tareas con estas dos etiquetas: importante o no importante, urgente o no urgente.

 

¿Cómo distinguir entre lo importante y lo urgente?

 

Lo urgente es una tarea o actividad que tienes que hacer si o si en el momento, si lo aplazas te traerá consecuencias no gratas.  Mientras que lo importante es una tarea relevante que tienes que hacer pero puede ser de forma más planificada y sin apuros.

 

Si aún te quedan dudas entonces mira una de las tareas de tu lista y pregúntate: ¿qué pasa si no la hago ahora?, ¿qué consecuencia me traerá?.

 

Vamos con un ejemplo, tu jefe te ha pedido que le armes unos reportes para una reunión que tiene en una hora, dichos reportes en realidad no son tan relevantes, son más que nada informativos y los puedes descargar fácilmente desde el sistema, te va a tomar tiempo juntar todo en un mismo archivo y hacer que se vea presentable.

 

La tarea en si no es muy importante, sin embargo si es urgente, pues de no hacerlo antes de que tu jefe entre a la reunión vas a tener inconvenientes con él.

 

Bien, volvamos entonces al tema de la categorización.

 

Puntos que debes tomar en cuenta para esta clasificación:

  • Revisar las fechas límite (si en caso hubiera) para cada una de las tareas.
  • El nivel de dificultad de la tarea.
  • El tiempo de dedicación estimado para la tarea.

 

Una vez hayas hecho la clasificación entonces vas a tener 4 categorías: Urgente e Importante, Urgente y No importante, No Urgente e Importante, y finalmente No Urgente y No Importante.  Mira el cuadro a continuación:

 

Matriz de Covey para organizar tareas

 

Esta imagen es conocida como el cuadrante de Covey, en ella te explica que es lo que debes hacer con cada tarea de acuerdo a su clasificación.

 

  • Si la tarea es Urgente e Importante entonces debes hacerlo ahora mismo.
  • Si por el contrario, es Importante pero no Urgente entonces puedes decidir y planificar cuando la vas a hacer.
  • Si en cambio, es Urgente pero no Importante entonces busca delegar la tarea.  En el ejemplo que vimos anteriormente la tarea no era importante por lo que si existe la oportunidad de que le pidas a otra persona que lo haga entonces no lo dudes y delégalo.
  • Si no es importante y tampoco es urgente entonces eliminalo de tu lista.  Esto me parece un poco drástico, seguro que si lo pusiste es porque es algo que tienes que hacer, simplemente no es algo para ocuparse en esta semana, asígnale una fecha para más adelante.

 

3. Asigna tiempos a tus tareas

Ahora te toca ir asignando tiempos estimados a cada una de tus tareas. Intenta agregar ciertos márgenes para contingencias, por si algo que pensabas que iba a ser fácil resulta siendo un poco más complejo.

 

No te preocupes si no estás segura de los tiempos, al inicio es normal que hayan errores, este es un sistema de prueba y error, luego de que lo hagas en varias ocasiones vas a tener una mejor idea de como medir los tiempos.

 

Si tus actividades implican que debas movilizarte a uno o varios lugares entonces Incluye también los tiempos de los viajes.

 

Recuerda darte un tiempo para el descanso, por cada 40 o 50 minutos con una tarea tómate 10 minutos libres, relaja tu mente y luego regresa recargado.  Puedes poner alarmas en tu teléfono para no olvidarte.

 

4. Ten las cosas a mano para que no hayan pérdidas de tiempo.

tener todo a mano para ahorrar tiempo

Esto va desde alistar con anticipación la ropa que vamos a usar hasta tener organizado nuestro espacio de trabajo o estudio.

 

Revisa al menos un día antes las cosas que vas a necesitar para cumplir determinada tarea, si tienes que comprar algún material, sacar un libro de la biblioteca, imprimir un folleto o descargar un archivo de la nube, hazlo con anticipación.

 

Evita tener fugas en tu programación por no tener las cosas necesarias a mano.

 

5. Empieza tu día con las tareas mas largas o difíciles

Al inicio del día suele ser cuando nos sentimos con más energía, estamos descansados y con la mente fresca, entonces es el mejor momento para empezar con aquellas tareas que son más difíciles o que son más largas.

 

Tus niveles de concentración van a ser mayores, así que aprovéchalo.

 

Dedica tu esfuerzo a culminar estas tareas, porque cuando lo hagas vas a sentir un gran alivio y vas a tener mayor predisposición a continuar con las demás tareas pequeñas.

 

Recuerda que aplazar una tarea difícil no te va a beneficiar en nada, más bien luego vas a estar apretada con los tiempos y esto te va a llevar a cometer errores y te va a generar estrés.

 

6. Aprende a decir que no

Recuerda que tu tiempo es limitado y por más que te guste quedar bien con las demás personas habrán ocasiones en las que no podrás hacerlo.

 

No está mal que digas que no.

 

Quizás hayan reuniones laborales en las que tu presencia no es absolutamente necesaria, se cortés y explica las razones por las que no vas a poder asistir.  Pide a alguien que te cuente después un resumen de los temas tratados.

 

Cuando la gente acuda a ti por ayuda aprende a distinguir entre lo urgente y lo cotidiano.  Si es algo urgente y que solo depende de ti entonces no tendrás otra opción.  Pero, si hay alguien más quien pudiera resolver el tema, entonces nuevamente se cortés y explica que en ese momento no estás disponible.

 

Si no hay nadie más que pueda ayudar pero no es un tema urgente, entonces ofrécete a ayudar a esa persona cuando te desocupes, ese mismo día o al día siguiente.

 

De igual manera si recibes una invitación para asistir a un evento, pero se te complica ir y además es de los eventos a los cuales asistirías solo si tuvieras un tiempo libre, entonces cordialmente di que no.

 

7. Delega

Hay una realidad, por más que tengas todas tus tareas organizadas, estructuradas con sus tiempos estimados y anotadas en tu agenda, si ocupan más de tus 16 horas productivas del día (es decir todas las horas en las que no estamos durmiendo) pues nunca vas a poder completarlas.

 

En ese caso te tocará sentarte a revisar si estás intentando abarcar más de lo que humanamente puedes.

 

Analiza qué tareas puedes delegar, en tu equipo de trabajo y en tu familia, y reorganiza entonces tus actividades.

 

Si luego de esto ves que igual te quedas con muchas actividades y que no las logras terminar en un día, entonces tienes que empezar a eliminar.

 

Quizás no sea el momento para embarcarte en ese nuevo proyecto, o vas a tener que dedicarle menos horas a uno o algunos de los proyectos que ya tienes en marcha.

 

Analiza también la posibilidad de conseguir una ayuda externa, quizás hayan personas que puedan trabajar contigo por horas, existen muchas webs de freelancers donde podrías encontrar a alguien que se ajuste a tu presupuesto.

 

De todas maneras lo importante es que con todo organizado es mucho más sencillo entender en qué ocupas tu tiempo y puedes analizar qué acciones/decisiones tomar para poder llegar a tener un equilibrio.

 

Conclusión

Organizar el día a día no tiene por qué ser una tarea tediosa ni caótica, basta con que tengas claras las tareas o actividades que tienes para hacer, los tiempos estimados y que tengas todo a mano para evitar pérdidas de tiempo y listo, manos a la obra.

 

Recuerda que para que puedas llevar a cabo tus tareas deberás tratar de evitar distracciones, como revisar tus mails, mensajes de whatsapp o redes sociales, a menos que estén relacionadas a la tarea en si.  Sino, deja esos chequeos para cuando te tomes tu descanso.

 

Eso si, algo muy importante es la flexibilidad, una cosa es la organización y otra muy diferente es la obsesión, recuerda ser flexible, habrán actividades que se salgan de lo planeado, aprende a reorganizar tus tareas cuando esto ocurra, sin perder el foco pero sin perder la cordura tampoco.

 

Analiza cómo estás invirtiendo tu tiempo, ¿te auto-exiges demasiado?, o por el contrario, ¿tienes demasiadas fugas de tiempo?.  Lo importante es que puedas ir haciendo ajustes de acuerdo a lo que quieras lograr, recuerda que todo depende de ti.

 

Cuéntame en los comentarios si te han gustado estos tips, si ya aplicabas alguno de ellos o si tienes alguno adicional que quieras compartir, me encantaría leerte.

 

Así también comparte este post con otras personas a las que crees que le pueda ser útil.


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